온나라 시스템 이해와 활용
우정개발인재원에서 제공하는 온나라 시스템 교육에 오신 것을 환영합니다. 본 교육은 공무원 업무에 필수적인 온나라 문서시스템의 기본 이해부터 실제 활용 방법까지 체계적으로 안내합니다. 효율적인 공문서 관리와 작성을 위한 핵심 내용을 담고 있으니 주의 깊게 학습해 주시기 바랍니다.
지김
by 지현 김
발표 목차
행정포털과 온나라 시스템 개요
온나라 시스템의 기본 개념과 행정포털과의 연계성에 대한 이해
온나라 문서시스템 접속 방법
시스템 접속을 위한 URL, 기관 선택, 로그인 정보 안내
문서함 구조 및 기능 분류
온나라 시스템의 문서함 구조와 각 기능별 분류 체계 설명
공문서 기안 작성법 및 주의사항
공문서 작성에 필요한 필수 항목과 작성 시 주의사항, 서식 규칙 안내
문서 작성 실습 및 활용 팁
실제 문서 작성 예시와 효율적인 시스템 활용을 위한 단축키 및 팁 제공
행정포털과 온나라 시스템 개요
온나라 문서시스템은 대한민국 공공기관의 표준 문서관리 시스템으로, 모든 행정 문서의 생성부터 보존까지 체계적으로 관리합니다.
전자문서 통합 관리
공문서의 생성, 결재, 발송, 접수, 보관 등 전체 생애주기를 전산화하여 체계적으로 관리합니다.
행정포털 연계
행정포털을 통해 손쉽게 온나라 시스템에 접속하여 다양한 행정 업무를 처리할 수 있습니다.
표준화된 문서관리
모든 공무원이 동일한 형식과 절차로 문서를 작성하고 관리함으로써 행정의 표준화와 효율성을 높입니다.
온나라 문서시스템 접속 방법
URL
접속 주소
교육용 접속 URL: unknown link
실제 업무 환경에서는 각 기관별 접속 주소가 다를 수 있으니 담당자에게 확인하시기 바랍니다.
기관
기관 선택
접속 페이지에서 '테스트기관'을 선택합니다.
교육 목적으로 제공된 기관명이므로 실습 시에만 사용합니다.
계정
로그인 정보
ID: posttest11~50 (할당된 번호 사용)
PW: posttest123!@
교육용 계정으로 실습 이외의 용도로 사용하지 않도록 합니다.
문서함 구조 및 기능 분류
처리할 문서
결재대기함, 발송대기함, 임시저장함, 접수대기함
현재 진행 중이거나 처리가 필요한 문서들을 모아둔 공간입니다.
배부할 문서
배부함, 재배부함, 문서배부대장
타 부서나 담당자에게 전달해야 할 문서를 관리하는 공간입니다.
접수할 문서
접수대기함, 재지정함, 과제미지정함
외부에서 들어온 문서를 접수하고 처리하기 위한 공간입니다.
처리한 문서
완료문서함, 진행문서함, 접수한 문서
결재가 완료되었거나 처리 과정에 있는 문서들을 확인할 수 있습니다.
공유/공람 문서
받은문서, 지정문서
정보 공유를 위해 수신된 문서나 공람용으로 지정된 문서를 볼 수 있습니다.
문서대장 및 최근문서함
문서등록대장, 미완료문서, 중단된문서, 최근 작성 또는 수신 문서
문서의 기록과 현황을 확인하고 최근 작업한 문서에 빠르게 접근할 수 있습니다.
공문서 기안 작성법
필수 항목
- 시행 범위: 문서의 적용 및 배포 범위 설정
- 제목: 문서의 주요 내용을 명확하게 표현
- 과제카드: 관련 업무 과제와 연결
- 키워드: 문서 검색을 위한 핵심 용어
- 문서요지: 문서 내용의 간략한 요약
- 본문: 문서의 상세 내용
보고경로
- 기안: 문서의 최초 작성자
- 검토: 기안 내용을 검토하는 중간 관리자
- 전결: 위임받아 최종 결재하는 권한
- 결재: 최종 승인 권한자
- 기타: 대결, 전대결, 협조 등 포함
공개 및 열람 설정
- 공개 여부: 대국민 공개 / 비공개 / 부분공개
- 열람범위: 기관, 실국, 부서, 열람불가
- 문서보안: 비밀 등급 및 보안 요소 설정
- 유통 제한: 문서 배포 및 전달 범위 설정
기안 시 주의사항
정확성
공문서에 사용되는 모든 용어와 문장 구성을 정확하게 작성해야 합니다.
- 전문 용어의 올바른 사용
- 맞춤법 및 문법 준수
- 명확한 문장 구조 유지
용이성
수신자가 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 간결하고 명확하게 작성합니다.
- 불필요한 전문 용어 지양
- 복잡한 문장 구조 피하기
- 핵심 내용 강조
성실성
위압적인 표현을 사용하지 않고 성의 있는 태도로 작성합니다.
- 존중하는 어조 유지
- 상대방 입장 고려
- 정중한 표현 사용
경제성
반복되는 문장이나 불필요한 표현을 줄여 효율적으로 작성합니다.
- 중복 표현 제거
- 간결한 문장 구성
- 핵심 정보 중심 작성
서식 규칙 요약
1
항목 구분 체계
공문서의 항목은 다음 순서로 구분하여 작성합니다:
- 대항목: 1. 2. 3. ...
- 중항목: 가. 나. 다. ...
- 소항목: 1) 2) 3) ...
- 세부항목: 가) 나) 다) ...
2
들여쓰기 규칙
항목별 들여쓰기는 일관성 있게 적용해야 합니다:
- 각 단계마다 2타씩 오른쪽으로 이동
- 2줄 이상 작성 시 첫 글자에 맞추어 정렬
- 항목 번호와 내용 사이는 1타 간격 유지
1
붙임 자료 표시법
문서에 첨부되는 자료는 다음과 같이 표시합니다:
- 본문 내용이 끝난 후 한 줄 띄우고 '붙임' 표시
- 붙임 자료가 여러 개인 경우 번호 부여
- 예: 붙임 1. 회의 자료 1부
- 예: 붙임 2. 참석자 명단 1부
2
'끝' 표기 방법
문서의 본문 종료를 나타내는 '끝' 표기는 정확히 지켜야 합니다:
- 본문 마지막 글자에서 2타 띄운 후 '끝' 표기
- 붙임이 있는 경우 붙임 목록 다음에 표기하지 않음
- 본문이 페이지 끝까지 이어지는 경우 다음 줄 왼쪽에 표기
공문서 작성 실습 예시
실습 예시 1
기본 정보
- 수신자: 우정인재개발원장
- 과제카드명: 테스트_테스트
- 발신기관명: 테스트기관
보안 설정
- 공개여부: 비공개(7)
- 열람범위: 부서
결재 정보
- 결재선: 과장(전결)
- 협조: 관련 부서 담당자
실습 예시 2
기본 정보
- 수신자: 우정인재개발원장
- 과제카드명: 테스트_테스트
- 발신기관명: 테스트기관
보안 설정
- 공개여부: 비공개(7)
- 열람범위: 부서
결재 정보
- 결재선: 팀장(전대결)
- 협조: 필요시 지정
위 두 가지 예시는 실제 교육 환경에서 실습해볼 수 있는 기본 문서 작성 사례입니다. 각 항목을 정확히 입력하고 결재선을 올바르게 설정하는 연습을 통해 실무 능력을 향상시킬 수 있습니다.
단축키 및 작성 팁
문단 정렬
Shift + Tab 키를 사용하여 문단을 원하는 위치로 정렬할 수 있습니다. 들여쓰기가 적용된 항목을 왼쪽으로 이동시킬 때 유용합니다.
자간/줄간격 조정
Alt + Shift + N, W, A, Z 조합을 사용하여 문서의 자간과 줄간격을 세밀하게 조정할 수 있습니다. 공식 문서의 가독성을 높이는 데 도움이 됩니다.
글자 서식
Ctrl + B (굵게), Ctrl + U (밑줄), Alt + L (글자 속성 설정), Ctrl + [,] (글자 크기 조절) 등의 단축키로 텍스트 서식을 빠르게 변경할 수 있습니다.
되돌리기
Ctrl + Z 키를 사용하여 실수로 수정한 내용을 빠르게 이전 상태로 되돌릴 수 있습니다. 문서 작성 중 오류 발생 시 유용합니다.
위의 단축키들을 익숙하게 사용하면 문서 작성 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 특히 대량의 공문서를 처리해야 하는 경우, 이러한 효율적인 작업 방식은 업무 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다.